1. Importancia del registro mercantil
Debido al rol que desempeña el libre ejercicio del comercio, pieza fundamental en el desarrollo económico de cualquier sociedad, el legislador se ha encargado de crear y organizar un marco jurídico al que deben subordinarse las personas físicas y jurídicas que se dedican de manera habitual al ejercicio de actividades mercantiles. Esto, con la finalidad de garantizar, en la medida de posible, cierta seguridad jurídica a quienes se desenvuelven en esta área de tan vital importancia.
En tal sentido, las normas que rigen esta materia exigen, a quienes ejercen el comercio, someterse a un proceso de formalización que incluye un registro inicial, seguido de actualizaciones, renovaciones y registros de todo tipo de documentos. Estos requerimientos obligan a estos sujetos a publicitar sus actividades comerciales y a revestirlas de seriedad y legalidad.
De forma tal que, ha sido diseñado, en esta materia, todo un sistema de archivo y divulgación de información, que persigue que, dentro de lo factible, no existan secretos en lo relativo a las operaciones, actuaciones y actividades de quienes de forma usual llevan a cabo actividades mercantiles. Lo que contribuye, sin lugar a duda, a la creación de un marco legal que ofrece una determinada estabilidad y certeza en un área de tanta importancia como lo son las pequeñas y grandes inversiones de capital.
Este registro y sistema de publicidad, además de perseguir el cumplimiento de las leyes mercantiles por parte de las personas físicas y jurídicas que desempeñan actividades comerciales, permite que los terceros, que pretendan llevar a cabo cualquier tipo de operación o acción legal que involucre a estos sujetos, tengan la oportunidad de conocer toda la información relevante e importante de estas antes de materializar un negocio o incoar una determinada acción jurídica. Teniendo, los terceros, a tales fines la oportunidad de acudir a una fuente fidedigna que les permite consultar sin limitaciones la documentación de lugar.
2. ¿Qué es el registro mercantil?
La Ley núm. 3-02 sobre Registro Mercantil[1], que es la base sobre la que se edifica y estructura esta figura, lo define en su artículo 1 como:
“… el sistema conformado por la matrícula, renovación e inscripción de los libros, actos y documentos relacionados con las actividades industriales, comerciales y de servicios, que realizan las personas físicas o morales que se dedican de manera habitual al comercio de las cuales son depositarias y dan fe pública las cámaras de comercio y producción…”.
3. El registro mercantil y las cámaras de comercio y producción
La creación, funcionamiento y mantenimiento del registro mercantil queda en manos de las cámaras de comercio y producción[2]. Las cuales tienen competencia en razón del territorio. Por lo que, el artículo 7 de la Ley núm. 3-02 prescribe que: “El registro mercantil se hará en la cámara de comercio y producción con jurisdicción en el domicilio de la persona física o jurídica interesada”.
4. Propósitos del registro mercantil
| 4.1. Matricular e inscribir a las personas físicas y jurídicas que se dedican de manera habitual al comercio |
| 4.2. Renovar, periódicamente, la matriculación antes señalada |
| 4.3. Archivar y publicitar toda la documentación registrable, concerniente a las actividades industriales, comerciales y de servicios llevadas a cabo por las personas físicas y jurídicas que se dedican de manera habitual al comercio |
| 4.4. Certificar información y documentación inscrita y registrada en el registro mercantil por quienes de forma usual llevan a cabo actividades comerciales |
5. Características del registro mercantil
| 5.1. Es público y obligatorio |
| 5.2. Posee carácter auténtico |
| 5.3. Tiene valor probatorio |
| 5.4. Es oponible ante los terceros[3] |
6. Desglose de las finalidades y funciones del registro mercantil
6.1. La matriculación en el registro mercantil
6.1.1. ¿En qué consiste?
Es la inscripción que deben realizar en el registro mercantil las personas físicas y jurídicas que desarrollan actividades comerciales, tan pronto inician operaciones.
Una vez efectuada dicha matriculación, la cámara de comercio correspondiente expide un certificado de registro mercantil, que servirá como prueba y constancia del cumplimiento del registro[4].
Sobre la importancia de esta matriculación, para el caso de las personas jurídicas, la Suprema Corte de Justicia ha establecido que:
“… el certificado de registro mercantil es el medio de prueba por excelencia de la existencia de una persona moral y todos los elementos básicos de su personalidad, tales como nacionalidad, nombre, domicilio, tipología, representante autorizado, estado actual, entre otros. Por lo tanto, un certificado de registro mercantil vigente contendrá las informaciones propias de una persona moral, incluyendo su estado de actividad, es decir, si se encuentra en una suspensión de sus actividades de negocio u operaciones comerciales”[5].
6.2. La renovación de la matriculación en el registro mercantil
Las personas físicas o jurídicas inscritas en el registro mercantil deberán renovar la inscripción o registro inicial cada dos años.
También es necesario actualizar los datos contenidos en el registro mercantil cuando por algún motivo existan cambios en la información consignada en este.
6.3. El archivo y publicidad de toda la documentación registrable, concerniente a las actividades industriales, comerciales y de servicios llevadas a cabo por las personas físicas y jurídicas que se dedican de manera habitual al comercio
Esta función del registro mercantil tiene como propósito que las operaciones y actos jurídicos que lleven a cabo las personas físicas y jurídicas que desempeñan actividades comerciales, que puedan afectar o influir en la forma en que se relacionan con los demás o que tengan repercusiones en los negocios jurídicos que materializan, sean transparentadas. Con el propósito de garantizar una cierta seguridad jurídica en un área de tanta importancia como lo es la relativa a la materia mercantil.
En consecuencia, deberá ser publicitada y archivada, conforme al artículo 4 de la Ley núm. 3-02: “… la documentación inscrita, en trámites de inscripción o que constituyan información o antecedentes de la misma y que figuren en el registro…”.
Esto, con la finalidad de que los terceros interesados puedan tomar conocimiento y acreditar cualquier información relevante de las personas físicas o jurídicas que ejercen el comercio de manera habitual. Es decir, que todas las personas pueden obtener copias de los documentos que forman parte del registro mercantil[6].
6.3.1. ¿Quiénes deben matricularse en el registro mercantil y cuáles documentos deben inscribirse?
El artículo 4 de la Ley núm. 3-02[7] prescribe que deben inscribirse y matricularse, entre otros:
| 6.3.1.1. Las personas físicas que ejercen de forma profesional el comercio. |
| 6.3.1.2. Las sociedades comerciales. |
| 6.3.1.3. Los contratos matrimoniales y las liquidaciones conyugales cuando uno o ambos esposos son comerciantes. |
| 6.3.1.4. Las interdicciones judiciales dictadas contra comerciantes; el ejercicio de cargos públicos que impidan llevar a cabo actividades comerciales y las incapacidades o inhabilidades prescritas en la ley que imposibiliten el desempeño como comerciante. |
| 6.3.1.5. Los actos constitutivos de las sociedades comerciales y de las empresas individuales de responsabilidad limitada (ya sean bajo firma privada o auténticos). |
| 6.3.1.6. Las asambleas generales ordinarias y extraordinarias de las sociedades comerciales de todo tipo y los documentos societarios de las empresas individuales de responsabilidad limitada. |
| 6.3.1.7. Los cambios relativos a nombre, domicilio, actividad social, capital, sucursales, entre otros de las sociedades comerciales. |
Para el caso de las sociedades comerciales, estas disposiciones son refrendadas por los artículos 13 y 16, párrafo I, de la Ley General de las Sociedades Comerciales y Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada, núm. 479-08, modificada por la Ley núm. 31-11[8], que exigen la inscripción en el registro mercantil de las personas jurídicas reguladas por dicho texto legal y de la documentación relativa a la vida jurídica y societaria[9].
6.4. La certificación de documentos
Las cámaras de comercio y producción tienen facultad:
6.4.1. Para emitir certificaciones en las que acreditan información relativa a las personas físicas y jurídicas que ejercen el comercio de manera habitual (y que se encuentran inscritas en dicha entidad).
6.4.2. Para emitir copias certificadas (fieles y exactas) de la documentación inscrita, registrada y archivada en el registro mercantil.
7. ¿Cuál es la relevancia de la oponibilidad que otorga el registro mercantil frente a los terceros?
Los actos jurídicos, tales como actos de constitución de personas jurídicas, contratos, actas de asambleas de socios, actas de los órganos de gestión, entre otros, debidamente suscritos y materializados entre personas físicas o jurídicas que se dedican a actividades mercantiles, en principio, tienen implicaciones y producen consecuencias entre las partes que los han celebrado o suscrito.
Para que las convenciones, acuerdos y disposiciones contenidas en estos actos jurídicos produzcan efectos frente a los terceros dicha documentación debe ser inscrita en el registro mercantil.
De esta forma lo determina el artículo 21 de la Ley núm. 3-02 que precisa que: “El registro de los actos sujetos a la presente ley hará oponible a terceros la información contenida en los mismos”.
Por lo que, el registro mercantil no es opcional. Pues, los actos jurídicos celebrados entre personas físicas y jurídicas que ejercen de manera habitual el comercio solo pueden serles oponibles a los terceros cuando son inscritos en el registro mercantil. Es decir, a partir del momento en el que forman parte del dominio público y, por ende, están a la disposición de cualquier interesado.
Al respecto, la Suprema Corte de Justicia dominicana ha dispuesto que:
“… el registro mercantil es el sistema conformado por la matrícula, renovación e inscripción de los libros, actos y documentos (…) si bien dicho registro tiene carácter obligatorio (…) el incumplimiento a ese deber de registro por parte de una compañía no afecta la validez de los negocios jurídicos por ella suscritos, comportando la ausencia de tal formalidad la imposibilidad de hacer valer su existencia frente a terceros y haciéndola pasible de una sanción económica de acuerdo al artículo 23…”[10].
“… la información consignada en el certificado de registro mercantil no resulta limitativa para establecer la representación de una sociedad, puesto que (…) esta puede haber sido delegada en manos de una persona distinta a la que preside el consejo de administración (…) los datos relativos al consejo de administración y dirección de la razón social es lo que debe ser registrado en la cámara de comercio y producción (…) con el objetivo de que (…) sea oponible a terceros (…) la Ley núm. 3-02, no contiene ninguna disposición en la cual (…) establezca que toda la información perteneciente a los actos jurídicos que realicen las sociedades comerciales sea expresado en dicho documento (…) por lo tanto, no impone que para accionar en justicia (…) sea supeditado a quienes figuren en el listado aludido…”[11].
8. Plazos para ejecutar las actuaciones exigidas por la Ley núm. 3-02 sobre Registro Mercantil
| Para solicitar la matriculación o inscripción en el registro mercantil[12] | Para el registro de documentos |
| Cuando se trata de personas físicas o sociedades de hecho, la solicitud de inscripción en el registro mercantil debe realizarse dentro del mes en el que se empiezan a realizar las actividades mercantiles o en el que se abre el establecimiento comercial. | Cuando se trata de actas de asambleas o juntas generales extraordinarias de las personas jurídicas que se dedican al comercio (es decir, que modifiquen los estatutos sociales o que decidan sobre la disolución de una sociedad), el registro deberá llevarse a cabo dentro del mes de celebrada la asamblea o junta general[13]. |
| Cuando se trata de sociedades comerciales y empresas individuales de responsabilidad limitada, la solicitud de inscripción en el registro mercantil debe realizarse dentro del mes que sigue a la fecha de suscripción del acto constitutivo o de celebración de la asamblea general constitutiva (conforme aplique a cada caso). | Cuando se trata de los demás documentos cuyo registro es exigido por la Ley núm. 3-02 (que no sean actas de asambleas extraordinarias de personas jurídicas que se dedican al comercio), no se exige que el registro se lleve a cabo dentro de un plazo especifico. Sin embargo, hasta que este no sea materializado dichos actos no producirán efectos respecto de terceros[14]. |
Las personas físicas o jurídicas que ejerzan el comercio de manera profesional sin inscribirse en el registro mercantil, una vez vencido el plazo de un mes sin realizar dicha matriculación, conforme al artículo 23 de la Ley núm. 3-02 serán susceptibles de ser sancionadas con: “… multa de hasta tres (3) salarios mínimos…”. Empero en virtud del mismo texto legal, ya nombrado, si: “… de manera voluntaria, la persona o sociedad comercial en falta presenta la información del retraso y la solicitud del registro, dicha sanción no será aplicable…”.
[1] Ley núm. 3-02 sobre Registro Mercantil, 18 de enero de 2002.
[2] Artículo 3 de la Ley núm. 3-02: “El registro mercantil estará a cargo de las cámaras de comercio y producción, bajo la supervisión de la Secretaría de Estado de Industria y Comercio…”.
[3] Artículo 2 de la Ley núm. 3-02: “El registro mercantil es público y obligatorio. Tiene carácter auténtico, con valor probatorio y oponible ante los terceros”.
[4] Artículo 19 de la Ley núm. 3-02: “Todo registro se probará con el certificado expedido al efecto por la respectiva cámara de comercio y producción o mediante copia del mismo”.
[5] Sentencia de la Primera Sala de la Suprema Corte de Justicia, núm. SCJ-PS-22-3060, 28 de octubre de 2022. Fuente: Boletín Judicial, órgano de la Suprema Corte de Justicia, octubre 2022. Santo Domingo, D. N., República Dominicana (núm. 1343, año 113, p. 2746), www.poderjudicial.gob.do
[6] Artículo 22 de la Ley núm. 3-02: “El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos…”.
[7] Artículo 4 de la Ley núm. 3-02: “El registro mercantil cumplirá las siguientes funciones:
… matrícula e inscripción:
… de las personas que ejerzan profesionalmente el comercio, esto es, que, por su cuenta, a título profesional o habitual y con propósito de obtener beneficios, realice actos para la producción, la circulación de bienes y/o la prestación de servicios;
… de las sociedades comerciales con personalidad jurídica, las cuales realicen actividades con fines lucrativos;
… de los contratos matrimoniales entre cónyuges y las liquidaciones de sociedades conyugales, cuando el marido y/o la mujer es comerciante;
… de las interdicciones judiciales pronunciadas contra comerciantes; la posesión de cargos públicos que inhabiliten para el ejercicio del comercio y en general, las incapacidades o inhabilidades previstas en la ley para ser comerciante;
… de los actos, bajo firma privada o auténticos, relativos a la constitución, a las asambleas o juntas generales extraordinarias, tendentes a modificar los estatutos sociales o disolver la sociedad, así como a las asambleas o juntas generales ordinarias de las sociedades comerciales, tanto anuales como ocasionales, así como actos relativos a la decisión de suspender o cancelar operaciones;
… de los concordados dentro del proceso de quiebra;
… de los cambios de nombre, domicilio, actividad, modificación de capital, apertura de establecimientos comerciales, sucursales o agencias y otros de interés ante los terceros…”.
[8] Ley General de las Sociedades Comerciales y Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada, núm. 479-08. 11 de diciembre de 2008. Gaceta Oficial núm. 10497. 13 de diciembre de 2008. Modificada por la Ley núm. 31-11, que introduce nuevas modificaciones a la Ley núm. 479-08, sobre Sociedades Comerciales y Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada. 8 de febrero de 2011. Gaceta Oficial núm. 10605. 10 de febrero de 2011.
[9] Artículo 13 de la Ley núm. 479-08 y sus modificaciones: “Las sociedades comerciales, a excepción de las sociedades accidentales o en participación, existirán, se formarán y se probarán por escritura pública o privada debidamente inscrita en el registro mercantil…”.
Artículo 16, párrafo I, de la Ley núm. 479-08 y sus modificaciones: “… estarán igualmente sujetas a las formalidades de depósito e inscripción en el registro mercantil todas las modificaciones estatutarias, los cambios en el capital social, los procesos de fusión, escisión, transformación, así como la disolución y liquidación de las sociedades y, de manera general, todos aquellos actos, actas, escrituras y documentos de la vida social cuya inscripción sea requerida por la Ley de Registro Mercantil…”.
[10] Sentencia de la Primera Sala de la Suprema Corte de Justicia, núm. 121, 25 de enero de 2017. Fuente: Boletín Judicial, órgano de la Suprema Corte de Justicia, enero 2017. Santo Domingo, D. N., República Dominicana (núm. 1274, año 107, p. 1024), www.poderjudicial.gob.do
[11] Sentencia de la Primera Sala de la Suprema Corte de Justicia, núm. 92, 30 de septiembre de 2020. Fuente: Boletín Judicial, órgano de la Suprema Corte de Justicia, septiembre 2020. Santo Domingo, D. N., República Dominicana (núm. 1318, año 111, p. 728), www.poderjudicial.gob.do
[12] Artículo 5 de la Ley núm. 3-02: “La solicitud de registro mercantil será presentada dentro del mes en que se inicien las actividades de comercio o el establecimiento de negocios fue abierto, si se tratase de personas naturales o sociedades de hecho.
En el caso de sociedades comerciales, la solicitud de registro mercantil se formulará dentro del mes siguiente a la fecha de la celebración de la asamblea o junta general constitutiva, y a la misma deberán anexarse un original y copias de los documentos relativos a la constitución”.
[13] Artículo 13 de la Ley núm. 3-02: “El registro de los actos relativos a las asambleas o juntas generales extraordinarias de las sociedades comerciales con registro mercantil, en las cuales estén contenidas las adiciones y reformas a los estatutos sociales o se disuelva la sociedad, deberá solicitarse dentro del mes de celebrada dicha asamblea o junta general…”.
Artículo 15 de la Ley núm. 479-08: “Dentro del mes siguiente a la suscripción del acto constitutivo o celebración de la asamblea de la sociedad y la empresa individual de responsabilidad limitada…”
[14] Artículo 14 de la Ley núm. 3-02: “El registro de los demás actos comprendidos en la presente ley podrá solicitarse en cualquier tiempo, aunque los mismos no producirán efectos respecto de terceros, sino a partir de la fecha de su inscripción”.
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