1. Introducción
Una pieza fundamental e indispensable en todo proceso civil es la comunicación de documentos. La cual involucra lo concerniente a la forma en que se administra, ofrece y conoce, en la fase judicial, la prueba escrita, literal o preconstituida que será utilizada por las partes envueltas en la controversia para demostrar al tribunal la veracidad de sus alegatos.
De manera tal que, por medio de esta los involucrados en el litigio, por un lado, incorporan al proceso los medios probatorios escritos con los que pretenden hacer valer sus argumentaciones y, por otro lado, conocen las pruebas literales con las que el adversario fundamentará sus pretensiones.
2.1. Base legal
Los artículos 49 al 59 de la Ley núm. 834 del 15 de julio de 1978[1] se encargan de regular lo concerniente a la comunicación de documentos entre las partes en el proceso civil.
2.2. Fundamento jurídico
La comunicación de documentos se edifica sobre la base de la exigencia de un debido proceso, que es una prerrogativa que se encuentra reconocida, de manera expresa, en la carta magna dominicana.
En tal sentido, el artículo 69 de la Constitución[2] dispone que:
“… toda persona (…) tiene derecho a obtener la tutela judicial efectiva, con respeto del debido proceso (…) conformado por las garantías mínimas que se establecen a continuación:…
4) El derecho a un juicio público, oral y contradictorio, en plena igualdad y con respeto al derecho de defensa…
8) Es nula toda prueba obtenida en violación a la ley…”.
Por consiguiente, la comunicación de documentos tiene, además, como finalidad garantizar el fiel cumplimiento de los principios de contradicción, igualdad y lealtad procesal, al exigir que las partes envueltas en el litigio, bajo las mismas condiciones, presenten y sometan al debate sus pruebas escritas.
Al respecto, la Suprema Corte de Justicia dominicana ha establecido que:
“… para que la ponderación de un documento produzca violación al derecho de defensa de la parte interesada, es necesario que la pieza ponderada sea desconocida por la parte a quien se le opone o que dicha parte no pueda defenderse de la misma ni de los hechos deducidos por el juez producto de su examen. De lo (…) indicado se advierte que, los tribunales están en la obligación de proporcionar igualdad de condiciones en las oportunidades que ofrecen a las partes para depósito y comunicación de documentos, con la finalidad de que ambas puedan preparar y organizar sus medios de defensa”[3].
En consecuencia, queda en manos de los jueces actuar como garantes del estricto cumplimiento del proceso de presentación, conocimiento y contestación de la prueba escrita.
3. Finalidad u objeto
La comunicación de documentos entre las partes tiene varios propósitos, a saber:
3.1. Que los intervinientes en el proceso den a conocer a la contraparte las pruebas que servirán de base a sus pretensiones. Para que, el adversario, las estudie, examine, critique, conteste, refute y prepare la defensa correspondiente.
De esta forma lo determina el artículo 49 de la Ley núm. 834 que prescribe que:
“La parte que hace uso de un documento se obliga a comunicarlo a toda otra parte en la instancia…”.
3.2. Que los jueces se edifiquen e instruyan sobre el caso, formen su propia convicción y queden en condiciones de dictar el fallo con el que culmina la instancia. Pues, es el momento en el que los intervinientes en el proceso deben ofertar al tribunal todos sus medios probatorios y dar fiel cumplimento a lo especificado en el artículo 1315 del Código Civil dominicano[4] que dispone que:
“El que reclama la ejecución de una obligación, debe probarla. Recíprocamente, el que pretende estar libre, debe justificar el pago o el hecho que ha producido la extinción de su obligación”.
4. Formas de efectuar la comunicación de documentos
Quien pretende hacer uso de una prueba escrita, literal o preconstituida, en un litigio, debe integrarla mediante el proceso instituido por la Ley 834 y el Código de Procedimiento Civil dominicano[5].
En este orden, la comunicación de documentos puede ser:
| 4.1.1. Realizada de forma espontánea: 4.1.1.1. Llevada a cabo conjuntamente con el emplazamiento 4.1.1.2. Llevada a cabo mediante el depósito de las pruebas escritas en la secretaria del tribunal apoderado. |
| 4.1.2. Realizada en ocasión de la orden dada por el tribunal, en los casos en que no ocurra de manera espontánea y la parte interesada así lo solicite |
A saber:
4.1.1. Realizada de forma espontánea, esto, en virtud de la parte in fine del artículo 49 de la Ley núm. 834 que precisa que: “… la comunicación de los documentos debe ser espontánea…”.
En tal sentido, se considera que esta se ejecuta de manera espontánea cuando es:
4.1.1.1. Llevada a cabo conjuntamente con el emplazamiento, conforme con el artículo 65 del Código de Procedimiento Civil dominicano que establece:
“Con el emplazamiento se dará copia de los documentos, o de la parte de aquellos en que se apoye la demanda. A la falta de estas copias, no se regularán en las costas las que el demandante estuviere obligado a producir en el curso de la instancia”.
4.1.1.2. Llevada a cabo mediante el depósito de las pruebas escritas en la secretaria del tribunal apoderado.
Sobre este punto es bueno aclarar que, el hecho de que las piezas probatorias hayan sido notificadas en fotocopias, conjuntamente con el acto de emplazamiento, no exime del depósito en la secretaria del tribunal de los documentos en original, en aquellos casos en que, conforme con lo estipulado en la ley, no baste con la presentación del acto en fotocopia[6].
4.1.2. Realizada en ocasión de la orden dada por el tribunal, en los casos en que no ocurra de manera espontánea y la parte interesada así lo solicite. De esta forma lo prescribe el artículo 50 de la Ley núm. 834, a saber:
“Si la comunicación de documentos no se ha hecho amigablemente entre abogados o por depósito en secretaría, el juez puede ordenarla, sin ninguna formalidad, si es requerida por una cualquiera de las partes”.
Por lo tanto, la comunicación de documentos puede ser efectuada conjuntamente con el emplazamiento, conforme con las disposiciones del artículo 65 del Código de Procedimiento Civil, o mediante el depósito de las piezas probatorias en la secretaria del tribunal apoderado. Y, en ambos casos se trata de una comunicación voluntaria o espontánea.
No obstante, si no se realiza de la manera detallada en el párrafo anterior, entonces, en la primera audiencia a celebrarse las partes deben solicitar al tribunal que se otorgue un plazo a los fines de comunicar las piezas probatorias con las que fundamentarán sus pretensiones. Este pedimento puede ser llevado a cabo solamente por uno de los intervinientes en el litigio o por todos. En la práctica, generalmente los jueces otorgan plazos a a ambas partes para que se efectúe la comunicación de documentos, aun en los casos en que el pedimento sea realizado por solo uno de los involucrados en el proceso.
A lo anterior, el artículo 51 de la Ley núm. 834 agrega que:
“El juez fija, si hay necesidad a pena de astreinte, el plazo y si hay lugar, las modalidades de la comunicación”.
Por lo que, el tribunal tiene la facultad al momento de ordenar la comunicación de documentos de:
4.2.1. Precisar bajo que modalidad se llevará a cabo la comunicación de las piezas probatorias. Es decir, si se efectuará mediante el depósito en la secretaria del tribunal o por la notificación de estas a través de acto de abogado a abogado.
4.2.2. Especificar el plazo con el que cuentan las partes para realizar la comunicación de documentos.
4.2.3. Disponer, si así lo considera menester, que la comunicación de las piezas probatorias se materialice a pena de astreinte.
Además, establece el artículo 54 de la Ley núm. 834 que: “El astreinte puede ser liquidado por el juez que lo ha pronunciado”.
5. La solicitud de comunicación de un documento realizada por quien no tiene en su poder la pieza probatoria que pretende incorporar al proceso
Se puede dar el caso de que una de las partes envueltas en el proceso civil no tenga en su poder un documento, ya sea un acto auténtico o bajo firma privada, pero que quiera hacer uso de este por ser útil y quizás hasta indispensable a los fines de demostrar sus pretensiones.
Presentado este escenario pueden ocurrir dos situaciones:
| 5.1.1. Que el interesado sea parte del acto jurídico que pretende incorporar al proceso |
| 5.1.2. Que el interesado no sea parte del acto jurídico que pretende incorporar al proceso |
Además, el documento o pieza que se quiere utilizar:
5.2.1. Puede estar en poder de un tercero (en relación con el proceso).
En cuyo caso el artículo 55 de la Ley núm. 834 determina que: “Si, en el curso de una instancia, una parte hace uso de un acto auténtico o bajo firma privada en el cual no ha sido parte o de un documento que está en poder de un tercero, puede pedir al juez apoderado del asunto ordenar la entrega de una copia certificada o la producción del acto o del documento”.
5.2.2. Puede estar en poder de uno de los intervinientes del proceso.
De ser así, el artículo 59 de la Ley núm. 834 prescribe que: “Las demandas en producción de elementos de prueba que están en poder de una de las partes son hechas, y su producción tiene lugar, conforme a las disposiciones de los artículos 55 y 56”.
Entonces, ya sea que el documento esté en manos de una de las partes envueltas en el litigio o de un tercero, en ambos casos, el interesado puede solicitar al tribunal, sin ningún tipo de formalidad especial, que ordene que el acto sea entregado o producido a los fines de ser incorporado al litigio para utilizarse como un medio probatorio.
Si los jueces lo consideran necesario admitirán la solicitud mediante decisión judicial dictada al efecto, que conminará a quien tiene la pieza en su poder a llevar a cabo su entrega o producción.
De esta forma lo precisa el artículo 56 de la Ley núm. 834 que dispone que:
“La solicitud es hecha sin formalidad.
El juez, si estima esta solicitud fundada, ordena la entrega o la producción del acto o del documento, en original, en copia o en extracto según el caso, en las condiciones y bajo las garantías que fije, si hay necesidad a pena de astreinte”.
En estos casos, conforme con lo estipulado en el artículo 57 de la Ley núm. 834 la decisión del tribunal, si procede, será: “… ejecutoria provisionalmente, sobre minuta…”.
En el mismo tenor, el artículo 58 de la Ley núm. 834 establece que: “En caso de dificultad, o si es invocado algún impedimento legítimo, el juez que ha ordenado la entrega o la producción puede, sobre solicitud sin formalidad que le fuera hecha, retractar o modificar su decisión. Los terceros pueden interponer apelación de la nueva decisión en los quince días de su pronunciamiento”.
6. La prórroga a la comunicación de documentos y su uso abusivo
Una vez el tribunal otorga a las partes los plazos correspondientes para que se lleve a cabo una comunicación de documentos, podría presentarse el caso de que en una próxima audiencia se solicite una prórroga a la comunicación de documentos otorgada con anterioridad, ya sea a solicitud de ambas partes o de una sola de estas, lo cual es perfectamente válido.
No obstante, queda a la soberana discreción de los jueces concederla o no, atendiendo a las particularidades de cada situación.
Al respecto, la Suprema Corte de Justicia ha precisado que:
“… en cuanto a la violación a su derecho de defensa invocado por la parte recurrente, por haberle sido negada la medida de prórroga de comunicación de documentos solicitada (…) no se viola el derecho de defensa cuando los jueces del fondo, en uso de su poder soberano, rechazan un pedimento de prórroga de comunicación de documentos e invitan a las partes a concluir al fondo de sus pretensiones…”[7].
“… la medida de comunicación de documentos y la prórroga que se pueda conceder a esta es un instituto procesal que administra el tribunal discrecionalmente, solo sometido al principio de racionalidad en el ejercicio de su rol, a fin de evitar que pudiese cometer arbitrariedades (…) los jueces del fondo no incurren en violación al derecho de defensa al rechazar la solicitud de una prórroga de la comunicación de documentos, puesto que son soberanos para ordenar o desestimar, como mejor convenga a una adecuada administración de justicia, las medidas de instrucción que les propongan las partes…”[8].
En consecuencia, cuando existen motivos justificados, racionales, lógicos y sensatos los jueces cuentan con plena facultad para negar la prórroga a la comunicación de documentos. Esto, con la finalidad de evitar que esta se utilice como un medio para retardar, entorpecer o dilatar el proceso.
7. La comunicación de documentos en grado de apelación
La parte in fine del artículo 49 de la Ley núm. 834 determina que:
“… en causa de apelación, una nueva comunicación de los documentos ya realizada en los debates de la primera instancia no es exigida. Toda parte puede sin embargo pedirla”.
Sobre este punto la Suprema Corte de Justicia se ha referido de la siguiente manera:
A. “… los jueces del fondo no incurren en la violación al derecho de defensa al rechazar la medida de prórroga de la comunicación de documentos solicitada (…) en presencia de un pedimento expreso la prórroga de la medida de comunicación de documentos siempre es posible, pero ello no obliga al juez de segundo grado a concederla y más aún si (…) había sido ordenada en audiencia anterior la medida de comunicación de documentos entre las partes”[9].
B. “… en apelación no es obligatorio que los jueces otorguen la medida de comunicación de documentos, por ser facultativa…”[10].
No obstante, en la práctica, la costumbre es que en la primera audiencia en la que se conoce un recurso de apelación los jueces otorguen, a solicitud de las partes, un determinado plazo para que se lleve a cabo la comunicación de documentos.
8. Consecuencias de la no comunicación de documentos en los plazos establecidos por el tribunal
El artículo 52 de la Ley núm. 834 dispone que: “El juez puede descartar del debate los documentos que no han sido comunicados en tiempo hábil”. En consecuencia, dichos actos o escritos, al ser excluidos del proceso, se tendrán como no presentados.
9. Naturaleza de la sentencia que interviene con motivo de la comunicación de documentos
La decisión judicial que decide sobre la comunicación de documentos es preparatoria.
En tal sentido, el artículo 452 del Código de Procedimiento Civil dominicano consagra que es preparatoria la sentencia: “… dictada para la sustanciación de la causa y para poner el pleito en estado de recibir fallo definitivo…”.
Al respecto, la Suprema Corte de Justicia ha establecido que:
“… ha sido juzgado (…) que la sentencia que ordena una comunicación de documentos es preparatoria”[11].
10. En suma:
| La comunicación de documentos entre las partes en el procedimiento civil | |
| ¿En qué consiste? | Es la forma en que se administra, ofrece y conoce, en la etapa judicial, la prueba escrita, literal o preconstituida que será utilizada, por quienes intervienen en el litigio, a los fines de demostrar al tribunal la veracidad de sus alegatos y pretensiones. |
| Base legal | Artículos 49 al 59 de la Ley núm. 834 del 15 de julio de 1978. |
| Objeto | Garantizar el fiel cumplimiento del derecho a la defensa y a los principios de contradicción, igualdad de las partes y lealtad procesal. |
| Formas de efectuarla | Puede ser: 10.1.1. Realizada de forma espontánea, es decir: 10.1.1.1. Conjuntamente con el emplazamiento. 10.1.1.2. Mediante el depósito de las pruebas escritas en la secretaria del tribunal apoderado. 10.1.2. Realizada en ocasión de la orden dada por el tribunal en los casos en que no ocurra de manera espontánea y la parte interesada lo solicite. |
| Al momento de ordenarla el tribunal debe | 10.2.1. Determinar bajo que modalidad se llevará a cabo. 10.2.2. Establecer el plazo con que cuentan las partes para realizarla. 10.2.3. Disponer que se efectúe a pena de astreinte (solo si los jueces así lo consideran menester). |
| Consecuencias de la no comunicación de documentos en los plazos establecidos por el tribunal | El artículo 52 de la Ley núm. 834 dispone que: “El juez puede descartar del debate los documentos que no han sido comunicados en tiempo hábil”. |
| Naturaleza de la sentencia que interviene | La decisión judicial que decide sobre la solicitud de una comunicación de documentos es preparatoria. |
[1] Ley núm. 834, que abroga y modifica ciertas disposiciones en materia de Procedimiento Civil y hace suyas las más recientes y avanzadas reformas del Código de Procedimiento Civil Francés, 15 de julio de 1978. Gaceta Oficial núm. 9478, 12 de agosto de 1978.
[2] Constitución de la República Dominicana (Const.). 27 de octubre de 2024. Gaceta Oficial núm. 11170. 31 de octubre de 2024.
[3] Sentencia de la Primera Sala de la Suprema Corte de Justicia, núm. SCJ-PS-24-1135, 31 de mayo de 2024. Fuente: Boletín Judicial, órgano de la Suprema Corte de Justicia, mayo 2024. Santo Domingo, D. N., República Dominicana (núm. 1362, año 114, p. 1780), www.poderjudicial.gob.do
[4] Código Civil de la República Dominicana. 17 de abril de 1884.
[5] Código de Procedimiento Civil de la República Dominicana. 17 de abril de 1884.
[6] Para ampliar este tema se puede visitar: “El valor probatorio de los documentos presentados en fotocopias en los procesos judiciales dominicanos”, en el siguiente enlace: https://francialeon.com/el-valor-probatorio-de-los-documentos-presentados-en-fotocopias-en-los-procesos-judiciales-dominicanos/
[7] Sentencia de la Sala Civil y Comercial de la Suprema Corte de Justicia, núm. 26, 1 de febrero de 2012. Fuente: Boletín Judicial, órgano de la Suprema Corte de Justicia, febrero 2012. Santo Domingo, D. N., República Dominicana (núm. 1215, año 102, p. 272), www.poderjudicial.gob.do
[8] Sentencia de la Primera Sala de la Suprema Corte de Justicia, núm. SCJ-PS-22-2975, 28 de octubre de 2022. Fuente: Boletín Judicial, órgano de la Suprema Corte de Justicia, octubre 2022. Santo Domingo, D. N., República Dominicana (núm. 1343, año 113, pp. 1858 y 1859), www.poderjudicial.gob.do
[9] Sentencia de la Primera Sala de la Suprema Corte de Justicia, núm. SCJ-PS-24-0268, 29 de febrero de 2024. Fuente: Boletín Judicial, órgano de la Suprema Corte de Justicia, febrero 2024. Santo Domingo, D. N., República Dominicana (núm. 1359, año 114, p. 751), www.poderjudicial.gob.do
[10] Sentencia de la Primera Sala de la Suprema Corte de Justicia, núm. SCJ-PS-23-1981, 29 de septiembre de 2023. Fuente: Boletín Judicial, órgano de la Suprema Corte de Justicia, septiembre 2023. Santo Domingo, D. N., República Dominicana (núm. 1354, año 113, p. 568), www.poderjudicial.gob.do
[11] Sentencia de la Primera Sala de la Suprema Corte de Justicia, núm. SCJ-PS-22-3469, 18 de noviembre de 2022. Fuente: Boletín Judicial, órgano de la Suprema Corte de Justicia, noviembre 2022. Santo Domingo, D. N., República Dominicana (núm. 1344, año 113, p. 2435), www.poderjudicial.gob.do