1. Importancia del registro mercantil
Debido al rol que desempeña el libre ejercicio del comercio, pieza fundamental en el desarrollo económico de cualquier sociedad, el legislador se ha encargado de crear y organizar un marco jurídico al que deben estar subordinados las personas físicas y jurídicas que se dedican de manera habitual al ejercicio de actividades mercantiles. Esto, con la finalidad de garantizar, en la medida de posible, cierta seguridad jurídica a quienes se desenvuelven en esta área de tan vital importancia.
En tal sentido, las normas que rigen esta materia exigen a quienes ejercen el comercio someterse a un proceso de formalización que incluye un registro inicial, seguido de actualizaciones, renovaciones y registros de todo tipo de documentos. Estos requerimientos obligan a estos sujetos a publicitar sus actividades comerciales y a revestirlas de seriedad y legalidad.
De forma tal que, ha sido diseñado, en esta materia, todo un sistema de archivo y divulgación de información, que persigue que, dentro de lo posible, no existan secretos en lo relativo a las operaciones, actuaciones y actividades de quienes de forma usual llevan a cabo actividades mercantiles. Lo que contribuye, sin lugar a duda, a la creación de un marco legal que ofrece una determinada estabilidad y certeza en un área de tanta importancia como lo son las pequeñas y grandes inversiones de capital.
Este registro y sistema de publicidad, además de perseguir el cumplimiento de las leyes mercantiles por parte de las personas físicas y jurídicas que desempeñan actividades comerciales, permite que los terceros, que pretendan llevar a cabo cualquier tipo de operación o acción legal que involucre a estos sujetos, tengan la oportunidad de conocer toda la información relevante e importante de estas antes de materializar un negocio o incoar una determinada acción jurídica. Teniendo, los terceros, a tales fines la oportunidad de acudir a una fuente fidedigna que les permite consultar sin limitaciones la documentación de lugar.
En este tenor, la Ley núm. 3-02 sobre Registro Mercantil[1], que es la base sobre la que se edifica esta estructura, dispone en su artículo 1 que:
“El registro mercantil es el sistema conformado por la matrícula, renovación e inscripción de los libros, actos y documentos relacionados con las actividades industriales, comerciales y de servicios, que realizan las personas físicas o morales que se dedican de manera habitual al comercio de las cuales son depositarias y dan fe pública las cámaras de comercio y producción…”.
En consecuencia, del desglose de este texto legal se colige:
1.1. Que las personas físicas y morales que ejercen el comercio tienen la obligación de inscribirse, renovar matriculación y publicitar la documentación concerniente a las actividades industriales, comerciales y de servicios que llevan a cabo: en el registro mercantil.
1.2. Que en el registro mercantil se incluyen las siguientes actuaciones:
| 1.2.1. Matriculación |
| 1.2.2. Renovación de la matriculación |
| 1.2.3. Inscripción de libros, actos y documentos |
A saber:
1.2.1. Matriculación: que es la inscripción que deben realizar en el registro mercantil, tan pronto inician operaciones, las personas físicas y jurídicas que desarrollan actividades comerciales.
Una vez efectuada dicha matriculación, la cámara de comercio correspondiente expide un certificado de registro mercantil, que servirá como constancia del cumplimiento de la formalidad exigida por las normas que rigen la materia.
Al respecto, el artículo 19 de la Ley núm. 3-02 especifica que: “Todo registro se probará con el certificado expedido al efecto por la respectiva cámara de comercio y producción o mediante copia del mismo”.
Sobre la importancia de esta matriculación, para el caso de las personas jurídicas, la Suprema Corte de Justicia ha establecido que:
“… en nuestro ordenamiento jurídico el certificado de registro mercantil es el medio de prueba por excelencia de la existencia de una persona moral y todos los elementos básicos de su personalidad, tales como nacionalidad, nombre, domicilio, tipología, representante autorizado, estado actual, entre otros. Por lo tanto, un certificado de registro mercantil vigente contendrá las informaciones propias de una persona moral, incluyendo su estado de actividad, es decir, si se encuentra en una suspensión de sus actividades de negocio u operaciones comerciales”[2].
1.2.2. Renovación de la matriculación: las personas físicas o jurídicas inscritas en el registro mercantil deberán renovar la inscripción o registro inicial cada dos años.
Además, aunque en otro punto, también es necesario actualizar los datos contenidos en el registro mercantil cuando por algún motivo existan cambios en la información consignada en este.
1.2.3. Inscripción de libros, actos y documentos. Esto, con la finalidad de que los terceros interesados puedan tomar conocimiento y acreditar información relevante de las personas físicas o jurídicas que ejercen el comercio de manera habitual.
2. Las cámaras de comercio y producción
La creación, funcionamiento y mantenimiento de este registro mercantil queda en manos de las cámaras de comercio y producción.
Así lo dispone el artículo 3 de la Ley núm. 3-02 que determina que dicho registro mercantil: “… estará a cargo de las cámaras de comercio y producción, bajo la supervisión de la Secretaría de Estado de Industria y Comercio…”.
Es necesario resaltar que, las cámaras de comercio y producción tienen competencia en razón del territorio. Por lo que, el artículo 7 de la Ley núm. 3-02 prescribe que:
“El registro mercantil se hará en la cámara de comercio y producción con jurisdicción en el domicilio de la persona física o jurídica interesada”.
3. Propósito del registro mercantil
Conforme lo antes expuesto, el registro mercantil tiene, básica y principalmente, tres funciones:
| 3.1. Matricular e inscribir a las personas físicas y jurídicas que se dedican de manera habitual al comercio |
| 3.2. Archivar y publicitar toda la documentación registrable, concerniente a las actividades industriales, comerciales y de servicios llevadas a cabo por las personas físicas y jurídicas que se dedican de manera habitual al comercio |
| 3.3. Certificar |
A saber:
3.1. Matricular e inscribir a las personas físicas y jurídicas que se dedican de manera habitual al comercio. Así, conforme el artículo 4 de la Ley núm. 3-02 deben matricularse o inscribirse:
“… las personas que ejerzan profesionalmente el comercio, esto es, que, por su cuenta, a título profesional o habitual y con propósito de obtener beneficios, realice actos para la producción, la circulación de bienes y/o la prestación de servicios;
… las sociedades comerciales con personalidad jurídica, las cuales realicen actividades con fines lucrativos;
… los contratos matrimoniales entre cónyuges y las liquidaciones de sociedades conyugales, cuando el marido y/o la mujer es comerciante;
… las interdicciones judiciales pronunciadas contra comerciantes; la posesión de cargos públicos que inhabiliten para el ejercicio del comercio y en general, las incapacidades o inhabilidades previstas en la ley para ser comerciante;
… los actos, bajo firma privada o auténticos, relativos a la constitución, a las asambleas o juntas generales extraordinarias, tendentes a modificar los estatutos sociales o disolver la sociedad, así como a las asambleas o juntas generales ordinarias de las sociedades comerciales, tanto anuales como ocasionales, así como actos relativos a la decisión de suspender o cancelar operaciones;
… los concordados dentro del proceso de quiebra;
… los cambios de nombre, domicilio, actividad, modificación de capital, apertura de establecimientos comerciales, sucursales o agencias y otros de interés ante los terceros…”.
En el caso de las sociedades comerciales, estas disposiciones son refrendadas por los artículos 13 y 16, párrafo I, de la Ley General de las Sociedades Comerciales y Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada, núm. 479-08, modificada por la Ley núm. 31-11[3], que disponen, respectivamente, que:
“Las sociedades comerciales, a excepción de las sociedades accidentales o en participación, existirán, se formarán y se probarán por escritura pública o privada debidamente inscrita en el registro mercantil…”.
“… estarán igualmente sujetas a las formalidades de depósito e inscripción en el registro mercantil todas las modificaciones estatutarias, los cambios en el capital social, los procesos de fusión, escisión, transformación, así como la disolución y liquidación de las sociedades y, de manera general, todos aquellos actos, actas, escrituras y documentos de la vida social cuya inscripción sea requerida por la Ley de Registro Mercantil…”.
3.2. Archivar y publicitar toda la documentación registrable, concerniente a las actividades industriales, comerciales y de servicios llevadas a cabo por las personas físicas y jurídicas que se dedican de manera habitual al comercio.
De esta manera lo especifica el artículo 4 de la Ley núm. 3-02 al exigir publicitar y archivar: “… la documentación inscrita, en trámites de inscripción o que constituyan información o antecedentes de la misma y que figuren en el registro…”.
Asunto que es ratificado por el artículo 22 de la Ley núm. 3-02 que establece que:
“El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos…”.
Esta función del registro mercantil tiene como finalidad que las operaciones y actos jurídicos que lleven a cabo las personas físicas y jurídicas que desempeñan actividades comerciales, que puedan afectar o influir en la forma en que se relacionan con los demás o que tengan repercusiones en los negocios jurídicos que materializan, sean transparentadas. Con el propósito de garantizar una cierta seguridad jurídica en un área de tanta importancia como lo es la relativa a la materia mercantil.
En ese mismo sentido, el artículo 15 de la Ley núm. 3-02 prescribe que:
“Las cámaras de comercio y producción deberán anotar en los registros de negocio correspondientes cualesquiera recursos de oposición, cancelación y nulidad relativos a los nombres comerciales utilizados por los establecimientos de negocios registrados, conforme a la publicación realizada de los mismos”.
3.3. Certificar.
En este orden, las cámaras de comercio y producción tienen facultad para:
3.3.1. Emitir certificaciones en las que acreditan información relativa a las personas físicas y jurídicas que ejercen el comercio de manera habitual que se encuentran inscritas en dicha entidad.
3.3.2. Emitir copias certificadas (fieles y exactas) de la documentación inscrita, registrada y archivada en el registro mercantil.
4. La oponibilidad que otorga el registro mercantil frente a los terceros
Los actos jurídicos, tales como actos de constitución de personas jurídicas, contratos, actas de asambleas de socios, actas de los órganos de gestión, entre otros, debidamente suscritos y materializados entre personas físicas o jurídicas que se dedican a actividades mercantiles, en principio, tienen implicaciones y producen consecuencias entre las partes que los han celebrado o suscrito.
Para que las convenciones, acuerdos y disposiciones contenidas en estos actos jurídicos produzcan efectos frente a los terceros dicha documentación debe ser inscrita en el registro mercantil.
De esta forma lo determina el artículo 21 de la Ley núm. 3-02 que precisa que:
“El registro de los actos sujetos a la presente ley hará oponible a terceros la información contenida en los mismos”.
Por lo que, el registro mercantil no es opcional. Pues, los actos jurídicos celebrados entre personas físicas y jurídicas que ejercen de manera habitual el comercio solo pueden serles oponibles a los terceros desde el momento en que son inscritos en el registro mercantil. Es decir, a partir del momento en el que forman parte del dominio público y, por ende, están a la disposición de cualquier interesado.
Sobre este punto, el artículo 2 de la Ley núm. 3-02 agrega que:
“El registro mercantil es público y obligatorio. Tiene carácter auténtico, con valor probatorio y oponible ante los terceros”.
Al respecto, la Suprema Corte de Justicia dominicana ha dispuesto que:
“… de conformidad con el artículo 1 de la Ley núm. 3-02, el registro mercantil es el sistema conformado por la matrícula, renovación e inscripción de los libros, actos y documentos (…) si bien dicho registro tiene carácter obligatorio, según lo consagra el artículo 2 de la referida ley, el incumplimiento a ese deber de registro por parte de una compañía no afecta la validez de los negocios jurídicos por ella suscritos, comportando la ausencia de tal formalidad la imposibilidad de hacer valer su existencia frente a terceros y haciéndola pasible de una sanción económica de acuerdo al artículo 23…”[4].
“… la información consignada en el certificado de registro mercantil no resulta limitativa para establecer la representación de una sociedad, puesto que en un caso determinado esta puede haber sido delegada en manos de una persona distinta a la que preside el consejo de administración (…) los datos relativos al consejo de administración y dirección de la razón social es lo que debe ser registrado en la cámara de comercio y producción (…) con el objetivo de que (…) sea oponible a terceros (…) sin embargo, la Ley núm. 3-02, no contiene ninguna disposición en la cual (…) establezca que toda la información perteneciente a los actos jurídicos que realicen las sociedades comerciales sea expresado en dicho documento (…) por lo tanto, no impone que para accionar en justicia (…) sea supeditado a quienes figuren en el listado aludido…”[5].
En cuanto al antes mencionado artículo 23 de la Ley núm. 3-02, es necesario destacar que esta disposición consagra que:
“La persona o sociedad comercial que ejerza profesionalmente el comercio, transcurrido el plazo de un (1) mes, sin estar inscrita en el registro mercantil, será pasible de multa de hasta tres (3) salarios mínimos. En caso de que, de manera voluntaria, la persona o sociedad comercial en falta presente la información del retraso y la solicitud del registro, dicha sanción no será aplicable…”.
5. Importancia del registro mercantil para los terceros
Es perfectamente posible que un tercero pueda llevar a cabo cualquier tipo de acto o acción jurídica que involucre a personas físicas y jurídicas que se dedican de manera habitual al ejercicio del comercio, sin obtener previamente la información correspondiente a estas en la cámara de comercio y producción territorialmente competente.
Sin embargo, esto acarrea una serie de riesgos que, sin lugar a duda, ponen en peligro el patrimonio del tercero que pretende realizar el negocio, transacción o acción legal de que se trate, por lo que, lo recomendable es investigar con anterioridad a la materialización de estos los datos jurídicamente relevantes e indispensables que permitan asegurar que la operación jurídica se llevará a cabo dentro de un cierto marco de seguridad y legalidad.
Con la relación a esto, la Suprema Corte de Justicia dominicana ha precisado que:
“… la institución con calidad para establecer que una compañía cuenta con el correspondiente registro mercantil que avala su existencia es la Cámara de Comercio y Producción de Santo Domingo, institución que estableció, que en los archivos a su cargo no existía registrada la compañía (…) cuestión que fue retenida por la alzada…”[6].
6. Plazos para ejecutar las actuaciones exigidas por la Ley núm. 3-02
6.1. Para solicitar la matriculación o inscripción en el registro mercantil:
6.1.1. Cuando se trata de personas físicas o sociedades de hecho, conforme al artículo 5 de la Ley núm. 3-02, la solicitud de inscripción debe realizarse: “… dentro del mes en que se inicien las actividades de comercio o el establecimiento de negocios fue abierto…”.
6.1.2. Cuando se trata de sociedades comerciales, conforme al artículo 5 de la Ley núm. 3-02, la solicitud de inscripción en el registro mercantil debe realizarse: “dentro del mes siguiente a la fecha de la celebración de la asamblea o junta general constitutiva…”.
Este último plazo es refrendado por el artículo 15 de la Ley núm. 479-08 que determina que la solicitud de matriculación en el registro mercantil deberá ejecutarse: “Dentro del mes siguiente a la suscripción del acto constitutivo o celebración de la asamblea de la sociedad y la empresa individual de responsabilidad limitada…”.
6.2. Para el registro de documentos:
6.2.1. Cuando se trata de actas de asambleas o juntas generales extraordinarias de las personas jurídicas que se dedican al comercio (que modifiquen los estatutos sociales o que decidan sobre la disolución de una sociedad), en virtud del artículo 13 de la Ley núm. 3-02, el registro deberá formularse: “… dentro del mes de celebrada dicha asamblea o junta general…”.
6.2.2. Cuando se trata de los demás documentos cuyo registro es exigido por la Ley núm. 3-02 (que no sean actas de asambleas extraordinarias de personas jurídicas que se dedican al comercio) no se exige que el registro se lleve a cabo dentro de un plazo especifico. Sin embargo, el artículo 14 de dicha ley prescribe que: “… los mismos no producirán efectos respecto de terceros, sino a partir de la fecha de su inscripción”.
7. En suma:
| El registro mercantil | |
| Concepto | Conforme al artículo 1 de la Ley núm. 3-02 el registro mercantil es: “… el sistema conformado por la matrícula, renovación e inscripción de los libros, actos y documentos relacionados con las actividades industriales, comerciales y de servicios, que realizan las personas físicas o morales que se dedican de manera habitual al comercio de las cuales son depositarias y dan fe pública las cámaras de comercio y producción…”. |
| ¿Quiénes tienen la obligación de matricularse en este? | Las personas físicas y morales que se dedican de manera habitual al comercio. |
| Funciones | 7.1.1. Matricular e inscribir a las personas físicas y jurídicas que ejercen de forma habitual actividades mercantiles. 7.1.2. Publicitar y archivar toda la documentación registrable, concerniente a las actividades industriales, comerciales y de servicios llevadas a cabo por quienes desempeñan el comercio. 7.1.3. Certificar información y documentación inscrita y registrada en el registro mercantil por quienes de forma usual llevan a cabo actividades comerciales. |
| Características de este registro | 7.2.1. es público y obligatorio 7.2.2. posee carácter auténtico 7.2.3. tiene valor probatorio 7.2.4. es oponible ante los terceros |
| Órgano encargado de su funcionamiento y mantenimiento | Las cámaras de comercio y producción. |
| Importancia | Permite que los terceros, antes de llevar a cabo cualquier tipo de negocio jurídico o acción legal, tengan la oportunidad de obtener información relevante sobre las personas físicas y jurídicas que ejercen el comercio. |
[1] Ley núm. 3-02 sobre Registro Mercantil, 18 de enero de 2002.
[2] Sentencia de la Primera Sala de la Suprema Corte de Justicia, núm. SCJ-PS-22-3060, 28 de octubre de 2022. Fuente: Boletín Judicial, órgano de la Suprema Corte de Justicia, octubre 2022. Santo Domingo, D. N., República Dominicana (núm. 1343, año 113, p. 2746), www.poderjudicial.gob.do
[3] Ley General de las Sociedades Comerciales y Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada, núm. 479-08. 11 de diciembre de 2008. Gaceta Oficial núm. 10497. 13 de diciembre de 2008. Modificada por la Ley núm. 31-11, que introduce nuevas modificaciones a la Ley núm. 479-08, sobre Sociedades Comerciales y Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada. 8 de febrero de 2011. Gaceta Oficial núm. 10605. 10 de febrero de 2011.
[4] Sentencia de la Primera Sala de la Suprema Corte de Justicia, núm. 121, 25 de enero de 2017. Fuente: Boletín Judicial, órgano de la Suprema Corte de Justicia, enero 2017. Santo Domingo, D. N., República Dominicana (núm. 1274, año 107, p. 1024), www.poderjudicial.gob.do
[5] Sentencia de la Primera Sala de la Suprema Corte de Justicia, núm. 92, 30 de septiembre de 2020. Fuente: Boletín Judicial, órgano de la Suprema Corte de Justicia, septiembre 2020. Santo Domingo, D. N., República Dominicana (núm. 1318, año 111, p. 728), www.poderjudicial.gob.do
[6] Sentencia de la Primera Sala de la Suprema Corte de Justicia, núm. 2, 27 de abril de 2018. Fuente: Boletín Judicial, órgano de la Suprema Corte de Justicia, abril 2018. Santo Domingo, D. N., República Dominicana (núm. 1289, año 108, p. 439), www.poderjudicial.gob.do
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